Se depositarán aquellos documentos con una antigüedad superior a los 30 años

• El acuerdo tiene una vigencia mínima de 19 años y se podrán acordar prórrogas por periodos de 5 años

La consejera de Educación, Cultura y Deporte, Ana González, ha suscrito hoy un convenio de colaboración con el Colegio Oficial de Arquitectos de Asturias (COAA) para la protección, conservación y difusión del fondo documental de la entidad, y específicamente para regular su depósito en el Archivo Histórico de Asturias. Al acto ha asistido también la directora del Archivo Histórico, María Concepción Paredes.

El convenio tendrá una vigencia mínima de 19 años desde la fecha de su suscripción. Al término de dicho periodo se podrán acordar prórrogas por períodos de cinco años, siempre que no exista manifestación expresa en contra de la prórroga formulada con una antelación mínima de tres meses a sus respectivos vencimientos.

Con esta firma, ambas partes se comprometen a promover la realización de actuaciones conjuntas encaminadas a la protección y difusión de los bienes constitutivos del fondo documental, así como a prestarse en  su ámbito de competencias, la cooperación y asistencia activa que legítimamente les sea recabada.

El Colegio Oficial de Arquitectos de Asturias se compromete a:

-         Depositar en el Archivo Histórico de Asturias, en régimen de comodato, el fondo documental del COAA con una antigüedad superior a treinta años, sin perjuicio de aquellos documentos que el propio Colegio considere que, por sus especiales características, deben permanecer bajo su custodia. El COAA conserva la propiedad plena y absoluta sobre la documentación entregada y sus derechos. Cada cinco años, o período inferior si así lo requiere el COAA, se incorporarán al Archivo Histórico los documentos que hayan cumplido treinta años de antigüedad.

-         Autorizar al Archivo Histórico de Asturias a adoptar las medidas necesarias para cumplir con sus compromisos de protección  y  conservación del fondo documental.

-         Autorizar al Archivo Histórico de Asturias a facilitar el acceso al fondo documental que forme parte del Patrimonio Documental, conforme a la legislación en materia de Patrimonio Cultural. El Archivo Histórico de Asturias podrá hacer uso de los documentos en sus propias instalaciones, para los fines específicos de investigación, estudio y difusión. Las condiciones de acceso se adecuarán al estado de conservación de la documentación, que será valorado por la dirección del Centro.

El acceso por parte de personas ajenas al Archivo Histórico a la documentación aportada por el COAA y que no forme parte del Patrimonio Documental estará condicionado a la previa autorización expresa y por escrito por parte del COAA.

-         Otorgar al Archivo Histórico de Asturias las autorizaciones necesarias para difundir, en cualquier tipo de soporte,  los instrumentos de información y descripción del fondo documental que forme parte del Patrimonio Documental, conforme a la legislación en materia de Patrimonio Cultural, que pueda editar en el futuro, haciendo constar siempre que la titularidad del mismo corresponde al COAA.

-         Autorizar al Archivo Histórico de Asturias a utilizar el fondo documental que forme parte del Patrimonio Documental, conforme a la legislación en materia de Patrimonio Cultural, en las eventuales actividades de difusión cultural que organice, haciendo mención expresa de que la titularidad del mismo corresponde al COAA.

El Archivo Histórico de Asturias se compromete a:

-         Adoptar las medidas necesarias para garantizar la custodia e integridad de la documentación, y mantener el fondo documental depositado en las dependencias del Archivo Histórico de Asturias. 

-         Conservar el fondo documental en las condiciones ambientales y de seguridad adecuadas a las características del mismo y efectuar los tratamientos de limpieza y desinsectación habituales en el Archivo Histórico de Asturias, así como los específicos que requieran los documentos.

-         Proporcionar al fondo documental objeto del presente Convenio  el tratamiento archivístico adecuado para garantizar su conservación y facilitar su consulta, sin perjuicio de que la consulta se limite en los términos establecidos en la cláusula anterior-, de acuerdo con los criterios técnicos de clasificación, ordenación y descripción establecidos por el Archivo Histórico de Asturias.

-         Facilitar al COAA libre acceso a los documentos de su propiedad, previa anotación en el registro correspondiente y conforme a los términos expuestos en la cláusula sexta de este Convenio, así como la posibilidad de retirar temporalmente expedientes concretos a fin de cumplimentar  trámites o llevar a cabo actuaciones relativas a las funciones colegiales, o realizar reproducciones de los documentos que solicite. 

-         Solicitar autorización previa al COAA en caso de que los documentos fueran utilizados en supuestos especiales de difusión distintos a los de la mera consulta. Así mismo, se solicitará autorización para la realización de reproducciones especiales de la documentación que no se contemplen entre los servicios ordinarios de reprografía que se ofrecen en el Archivo Histórico de Asturias.

-         Comunicar al COAA cualquier incidencia que afecte al fondo documental, así como cualquier tratamiento técnico o de restauración que se pudiera efectuar sobre el mismo.

-         Entregar al COAA, en un plazo máximo de seis meses,  copia  de los instrumentos de descripción que puedan elaborarse, así como copia de las imágenes digitalizadas de la documentación que, eventualmente, se decida incorporar a los programas de reproducción de fondos del Archivo Histórico de Asturias.

Acceso a los documentos

El acceso a los documentos con fines de investigación científica queda autorizado para los documentos que, de acuerdo con la Ley de Patrimonio Cultural de Asturias, formen parte del Patrimonio Documental Asturiano. Aquellas consultas que tengan carácter administrativo o particular deberán estar autorizadas por escrito y de modo expreso por el COAA.

El COAA acreditará convenientemente al personal administrativo de dicho Colegio que deba consultar o retirar puntualmente los documentos depositados en el Archivo Histórico de Asturias. En la acreditación, dirigida a la Dirección del Archivo Histórico, deberán figurar los datos de identificación de la persona que autoriza la consulta y de la persona autorizada, así como la denominación y signatura del documento o expediente cuya consulta se solicita.