El Ministerio de Justicia ha iniciado la última fase del despliegue del expediente judicial electrónico en la Audiencia Nacional. El nuevo sistema, que permitirá una gestión integral del expediente judicial en formato electrónico, se implantará de forma escalonada entre los meses de junio y septiembre en los distintos órganos de la Audiencia Nacional, arrancando el próximo 14 de junio en la Sala de lo Social.
A partir de ese día, toda la documentación entrante pasará por el nuevo Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo, que se encargará de su recepción, registro, digitalización y catalogación en un gestor documental, donde quedará accesible en todo momento y de forma concurrente por los agentes autorizados para su consulta y tramitación.
El expediente judicial electrónico facilitará el acceso de todos los intervinientes judiciales a la misma documentación y expedientes. Su implantación permitirá eliminar totalmente el papel en los procesos judiciales, lo que incrementará la celeridad en la tramitación de los procedimientos, garantizará la seguridad de todo el proceso, mejorará el ejercicio del derecho de defensa y contribuirá a un sistema de justicia más sostenible.
El despliegue del expediente judicial electrónico en la Audiencia Nacional se realizará en las siguientes fases:
Fase 1 (14 de junio de 2011): Sala de lo Social Sala de lo Social y nuevo Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo
Fase 2 (julio de 2011): Juzgados Centrales de lo Contencioso Administrativo
Fase 3 (julio de 2011): Sala de lo Contencioso Administrativo (8 secciones).
Fase 4 (septiembre 2011): Juzgados Centrales de Instrucción, Juzgado Central y Sala de lo Penal, Juzgados Centrales de Vigilancia Penitenciaria y Menores
Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012
La implantación del expediente judicial electrónico, inicialmente en la Audiencia Nacional, y progresivamente en el resto de juzgados y tribunales del país, constituye uno de los ejes del Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia 2009-2012, encaminado a lograr una Administración de Justicia con "papel cero", que garantice al ciudadano una mayor agilidad, eficiencia y transparencia de los procedimientos.
Paralelamente al proceso que se está desarrollando en la Audiencia Nacional, se han dado también los primeros pasos para el despliegue del expediente judicial electrónico en las fiscalías de la Audiencia Nacional, la Fiscalía Antidroga, el Tribunal Supremo, el Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León y en los órganos judiciales de las ciudades de León y Burgos.
Para dar soporte y favorecer la sinergia entre los distintos proyectos de digitalización y catalogación que están en marcha, se han constituido el Centro de Digitalización de Alta Producción (CDAP) y el Centro Nacional de Catalogación (CNC), que entró en funcionamiento a principios de febrero de este año.
Ventajas del Expediente Judicial Electrónico
La implantación del expediente judicial electrónico constituye un proceso sumamente complejo que comienza con el registro de cientos de miles de documentos en papel de los procedimientos en curso, su digitalización y catalogación, y posterior incorporación a un gestor documental con funciones avanzadas de búsqueda y consulta.
El proceso en la Audiencia Nacional se inició en septiembre de 2010 con la puesta en marcha del Servicio de Digitalización Masiva que ha permitido la digitalización de unos 20 millones de páginas de los procedimientos abiertos en la Audiencia Nacional, y la previsión es llegar a los 27 millones.
Con el expediente judicial electrónico se consigue:
- Una justicia más accesible
- Una justicia más transparente
- Una justicia más ágil, al tramitarse íntegramente en formato electrónico y acortarse enormemente los plazos de tramitación
- Una justicia más eficiente, al asignar mejor los recursos disponibles
- Una justicia más sostenible, al suprimir el uso del papel
- Una justicia mejor interconectada. La digitalización de los expedientes favorecerá el intercambio de información y la comunicación entre los órganos judiciales y otras instituciones y órganos implicados en la Administración de Justicia. El Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) va a permitir la comunicación en red de todos los sistemas de gestión procesal que actualmente coexisten en el territorio nacional.
Creación del servicio común de registro, reparto, digitalización y archivo de la Audiencia Nacional
La entrada en funcionamiento del nuevo sistema de gestión basado en expedientes judiciales electrónicos conlleva la creación del Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo (SCRRDA) de la Audiencia Nacional. Hasta ahora, numerosos escritos de trámite eran presentados diariamente en los distintos órganos de la Audiencia Nacional sin control alguno por un servicio común. A partir del día de implantación del expediente judicial electrónico, el SCRRDA centralizará la recepción, registro y catalogación de escritos, así como su digitalización e incorporación al gestor documental. Una vez concluido el despliegue del expediente judicial electrónico en todos los órganos de la Audiencia Nacional, el Servicio se conectará con el sistema de notificaciones y comunicaciones telemáticas Lexnet, para permitir la recepción digital de documentación.
La entrada en funcionamiento del SCRRDA ha requerido la adecuación física y tecnológica de un nuevo emplazamiento en la sede de la Audiencia Nacional ubicada en la madrileña calle Prim. El Servicio lo integran una treintena de profesionales entre personal funcionario de los Cuerpos de Gestión, Tramitación Procesal y Auxilio Judicial y personal laboral, además de dos secretarios judiciales que asumen labores de dirección y coordinación.
Ámbito tecnológico y de los sistemas de información
La vinculación del expediente judicial electrónico a la infraestructura tecnológica y a los sistemas de información de la Audiencia Nacional requiere el despliegue de un nuevo equipamiento preparado para responder a las necesidades del nuevo entorno organizativo. Junto a la adecuación tecnológica de las diferentes salas, se han requerido las siguientes actuaciones:
- Integración de los sistemas de información:
Supone la interconexión de todos los aplicativos que funcionan en la Audiencia Nacional con las nuevas herramientas vinculadas a la gestión integral del expediente judicial en formato electrónico. La aplicación de gestión procesal Minerva se conecta así con el sistema de registro, digitalización y catalogación de expedientes, el gestor documental y la plataforma de porta-firmas digital. - Escritorio integrado:
Magistrados, secretarios judiciales y funcionarios de los Cuerpos de Gestión y Tramitación Procesal disponen ahora de un escritorio integrado con doble pantalla que les facilita el acceso, por un lado, a sus herramientas de trabajo habitual (Minerva, procesadores de texto, etc.), y por otro, al gestor documental y al expediente judicial electrónico. - Teletrabajo:
El teletrabajo será una opción para los magistrados de la Audiencia Nacional que podrán disponer de un ordenador portátil y escritorio integrado con la misma configuración que los equipos de sobremesa.
Ámbito de gestión del cambio
Los profesionales de la Audiencia Nacional son la clave para el éxito del cambio al expediente judicial electrónico. Para lograr su implicación y facilitar la transición al nuevo sistema de trabajo, el Ministerio de Justicia ha diseñado un conjunto de actuaciones en las áreas de formación, comunicación y sensibilización.
Formación
Su objetivo es capacitar a todo el personal de la Audiencia Nacional para la sustitución del papel por el expediente judicial electrónico, promoviendo su adaptación al cambio organizativo y cultural que trae consigo. Con ello se pretende, por un lado, dotar a los profesionales de las herramientas formativas necesarias para su desempeño en el nuevo entorno organizativo y asistirles en la realización de los procedimientos que se modifican debido a la implantación del expediente judicial electrónico.
Para ello se ha diseñado un Plan de Formación que responde a las necesidades específicas de un colectivo integrado por unos 600 profesionales entre magistrados, secretarios judiciales y demás funcionarios de los Cuerpos de Gestión, Tramitación Procesal y Auxilio Judicial.
La formación, que se inició en el mes de marzo en la modalidad e-learning se lleva a cabo en tres etapas:
- Formación e-learning para el manejo de la aplicación de gestión procesal Minerva y la herramienta de firma electrónica aplicada al expediente judicial electrónico.
- Formación presencial dirigida a los profesionales que integran el SCRRDA, antes de su puesta en marcha. La formación a los magistrados, secretarios judiciales y funcionarios de los Cuerpos Generales se realizará progresivamente en función del despliegue. Todos serán instruidos en materia de expediente judicial electrónico y en el manejo de las siguientes herramientas y aplicaciones: Minerva, firma electrónica y porta-firmas digital, gestor documental y escritorio integrado.
- Tutorización y soporte a través de sesiones de refuerzo para el personal que no haya podido asistir en las fechas programadas. Además, durante todo el periodo formativo un equipo de formadores y dinamizadores está disponible para prestar soporte técnico y resolver dudas e incidencias.
Plan de Comunicación y Sensibilización
Su objetivo es establecer canales de comunicación con todos los públicos implicados en el proceso de cambio al expediente judicial electrónico, proporcionándoles la información necesaria sobre el funcionamiento del nuevo sistema.
A partir del establecimiento de una identidad visual propia, se ha diseñado una campaña divulgativa que se reforzará con un plan de actuaciones concretas orientadas a informar al público objetivo sobre este proceso clave en la modernización de la Administración de Justicia. Entre ellas, se contempla la realización de audiovisuales divulgativos, el emplazamiento de puntos de información electrónicos e interactivos en las sedes, así como la difusión de noticias a través de los canales de comunicación habituales del Ministerio de Justicia.
Toda la información está disponible en el portal de Oficina Judicial,
http://oficinajudicial.justicia.es/portaloj/expediente_judicial_electronico, donde se ha habilitado un capítulo específico sobre el proyecto de despliegue del expediente judicial electrónico con acceso a un centro de documentación, materiales formativos, archivo multimedia y noticias. Además, subrayando la apuesta del Ministerio de Justicia por las herramientas de la comunicación 2.0, el expediente judicial electrónico será uno de los temas que se aborden en el Blog de Modernización Judicial, un espacio que nace para la reflexión, la escucha activa y el diálogo en torno a los proyectos de modernización emprendidos para mejorar el servicio público de la justicia.
Igualmente se están diseñando y poniendo en marcha acciones informativas con los profesionales de la justicia directamente implicados en el cambio al expediente judicial electrónico. A lo largo de las últimas semanas, el Ministerio de Justicia ha presentado el proyecto que se está desarrollando en la Audiencia Nacional a las instituciones y colectivos profesionales.
Sistema de calidad de la Audiencia Nacional
Con el objetivo de garantizar la mejora continua de los servicios de la Audiencia Nacional y obtener la máxima satisfacción de sus usuarios, se implanta el Sistema de Calidad de la Audiencia Nacional, para dirigir y controlar la Calidad en la implantación del expediente judicial electrónico.
La Comisión de Calidad de la Audiencia Nacional, constituida el 3 de mayo de 2011, facilita el despliegue del Sistema de Calidad y vela por el cumplimiento de los objetivos de calidad trazados, identificando mejores prácticas y promoviendo el intercambio de experiencias para la mejora continua del servicio público.
Para más información sobre el Expediente Judicial Electrónico puede visitar los siguientes canales de comunicación puestos a disposición por el Ministerio de Justicia.
Portal de Oficina Judicial: http://oficinajudicial.justicia.es/expediente_judicial_electronico
Página oficial de Facebook: http://www.facebook.com/laoficinajudicial
Canal de Twitter: http://twitter.com/oficinajudicial
Página oficial en Tuenti: www.tuenti.com/justoxti
Blog de Modernización Judicial http://oficinajudicial.justicia.es/blog
