Todos los empresarios y sus departamentos financieros se han planteado alguna vez la pregunta: ¿es más rentable contratar a un empleado/a o externalizar? Especialmente en momentos de picos de trabajo, cuando se necesita controlar costes o afrontar tareas fuera del ámbito de especialización de la empresa, esta cuestión cobra relevancia. En este artículo, analizamos las ventajas y desventajas de ambas opciones para ayudarte a tomar una decisión informada.
Conceptos básicos sobre la externalización
La externalización, o outsourcing, consiste en contratar los servicios de una empresa externa o un profesional independiente para gestionar una parte de la compañía. Actualmente, es posible externalizar casi cualquier tarea, desde las más generales hasta las más específicas. Esta opción no solo está al alcance de grandes empresas, sino también de PYMES y autónomos.
Circunstancias que justifican la externalización
- Aumento del volumen de trabajo: Cuando la carga de trabajo supera la capacidad de la plantilla, externalizar puede ser una solución eficiente.
- Minimización de costes: Externalizar puede resultar más económico que contratar a nuevos empleados o dedicar un departamento a tareas que no son su especialidad.
- Búsqueda de especialización: Si los empleados actuales no tienen los conocimientos o recursos adecuados, una empresa especializada puede ofrecer la solución.
Servicios comúnmente externalizados
La contabilidad, servicios de IT, diseño gráfico, producción, mensajería, mantenimiento de sistemas o instalaciones, limpieza y recursos humanos son áreas frecuentemente externalizadas.
Consideraciones clave
Antes de decidir entre contratar o externalizar, es importante responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué tipo de servicios necesito?
- ¿Puede mi plantilla actual asumir la carga de trabajo?
- ¿Tenemos los conocimientos adecuados para el servicio o producto requerido?
- ¿Necesitamos presencia física?
- ¿Buscamos una solución rápida y temporal?
Ventajas de externalizar
- Enfoque en las competencias principales: Permite que los departamentos se centren en sus responsabilidades, aumentando la productividad.
- Especialización: Facilita la contratación de expertos en áreas específicas.
- Costes variables: Reemplaza los gastos fijos de un empleado con costes variables y presupuestos cerrados.
- Adaptabilidad presupuestaria: Ofrece flexibilidad para ajustarse a diferentes presupuestos.
- Evita costes de formación: Elimina la necesidad de invertir en formación para nuevos empleados.
Inconvenientes del outsourcing
- Pérdida de control: Externalizar puede llevar a una pérdida de control sobre ciertas funciones esenciales.
- Dependencia de proveedores: Crear una dependencia de los proveedores externos puede ser riesgoso.
- Transparencia y comunicación: Requiere una gestión detallada y constante de la información y los procesos.
- Menor implicación: Los colaboradores externos pueden no tener el mismo nivel de compromiso que un empleado interno.
Ventajas de contratar a un empleado/a
- Mayor compromiso: Los empleados internos suelen tener un mayor compromiso y motivación.
- Disponibilidad: La capacidad de reacción es más rápida y fluida.
- Adaptabilidad: Los empleados pueden adaptarse y formarse según las necesidades futuras de la empresa.
Inconvenientes de contratar
- Costes elevados: Incluye costes de contratación, formación, y onboarding.
- Proceso de selección: La búsqueda del candidato ideal puede ser costosa y prolongada.
- Tiempo de integración: Requiere tiempo hasta que el nuevo empleado sea plenamente productivo.
- Adaptación del espacio de trabajo: Necesita adaptar el espacio de trabajo y recursos necesarios.
Conclusiones
No hay una respuesta única a si es más rentable contratar a un empleado/a o externalizar. La decisión depende del contexto específico de la empresa y sus necesidades. Si se requiere ayuda por un tiempo limitado y la empresa carece de recursos o conocimientos suficientes, externalizar puede ser una opción más rentable. Es crucial realizar un análisis detallado de costes y beneficios, así como considerar factores estratégicos como la necesidad de control y flexibilidad, antes de tomar una decisión.
