• El trámite más habitual fue la solicitud de volantes de empadronamiento, seguido de registro, información general y alta o modificación en el padrón

• El 4 de noviembre de 2021 la cita previa dejó de ser obligatoria y pasó a ser una opción voluntaria, utilizada en el último año en 5.321 ocasiones

• Está previsto que en abril entre en funcionamiento la Oficina Virtual de Atención al Ciudadano (OVAC), que acercará a la ciudadanía la gestión de los trámites con la administración local de una forma fácil, segura y legal

La Oficina de Atención en materia de Registro (OAR) del Ayuntamiento de Avilés -antes denominada Servicio de Atención Ciudadana (SAC)-, realizó un total de 29.889 atenciones entre marzo de 2022 y marzo de 2023, a través de sus instalaciones tanto en la Casa Consistorial (plaza de España, 1) como en el edificio El Foco de Villalegre (calle Santa Apolonia, 126).

De estas 29.889 atenciones, el 82% se realizaron sin cita previa (24.568), mientras que en el 18% restante sí se utilizó esta opción (5.321). Cabe recordar que el 4 de noviembre de 2021 la cita previa dejó de ser obligatoria en la OAR, convirtiéndose en voluntaria tras decaer las restricciones de aforo y concluir la reorganización interna que el Ayuntamiento de Avilés llevó a cabo en este servicio.

El trámite que más veces se llevó a cabo durante el último año en la OAR fue la solicitud de volantes de empadronamiento (9.336), seguido del registro de documentos (6.729), la solicitud de información general (5.322) y alta o modificación en el padrón (3.992).

La siguiente tabla incluye el detalle de cada tipo de trámite, así como las cifras relativas a su realización con o sin cita previa:

Cabe recordar que, desde julio de 2022, la Oficina de Atención en materia de Registro (OAR) del Ayuntamiento de Avilés ofrece a la ciudadanía la posibilidad de solicitar cita previa para la realización de trámites de manera presencial en sus instalaciones a través de nuevos canales:

• A través de https://citapreviaoar.aviles.es (autogestión on line): la persona interesada accede a la web, elige el trámite que quiere realizar, y selecciona día y hora para su cita entre las que aparecen disponibles.

• En el teléfono 985 122 100 o presencialmente (gestión asistida): el ciudadano o ciudadana solicita su cita por teléfono o presencialmente, y es el personal de atención telefónica quien gestiona la cita solicitada.

• A través de la app "Cita Previa OAR Avilés" (espera en movilidad): la aplicación es de descarga gratuita y se encuentra disponible en la Apple Store (para dispositivos con iOS) y en Google Play (para dispositivos con Android). La persona que a través de la misma solicite cita previa recibirá una alerta en su móvil cuando llegue su turno, de forma que pueda realizar la espera sin necesidad de estar físicamente en la OAR.

La aplicación móvil "Cita Previa OAR Avilés" se puede descargar escaneando los siguientes códigos QR:

• A través de Centralita Telefónica Automatizada en el teléfono 984 852 881 (autogestión telefónica): el ciudadano o ciudadana interesada podrá solicitar su cita siguiendo un proceso automatizado muy simple. Para modificarla o cancelarla, deberá indicar su número de teléfono o el localizador de cita.

• Podrá elegir el trámite para el que desea obtener la cita previa
• Se le solicitará su teléfono para el envío posterior de confirmación de la cita
• Se le ofrecerá la primera cita disponible, una intermedia y la última disponible dentro del calendario de ofertas abierto
• Finalmente se le asignará un localizador y se le enviará confirmación con todos los datos de la cita

La implantación de este sistema de solicitud de cita previa en la OAR responde al cumplimiento, por parte del Ayuntamiento de Avilés, de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

La norma establece, en su artículo 13, que las personas tienen derecho a ser asistidas en el uso de medios electrónicos en sus relaciones con las Administraciones Públicas. Y en su artículo 12, obliga a las Administraciones Públicas a garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, poniendo para ello a su disposición los canales de acceso necesarios, así como sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen.

Otras mejoras

Además, la instalaciones de la OAR han experimentando en el último año una serie de mejoras para beneficio de sus usuarios y usuarias, como la adecuación de una sala de espera dotada con pantalla para seguir el orden de llamamientos, y la instalación de una nueva máquina interactiva para la expedición de tickets.

La Oficina Virtual, en abril

Por otro lado, está previsto que el próximo mes de abril entre en funcionamiento la Oficina Virtual de Atención al Ciudadano (OVAC). El objetivo de esta actuación es acercar a la ciudadanía la gestión de los trámites con la administración local, llevándolos al ordenador o al dispositivo móvil personal, de una forma fácil, segura y legal.  

Se ha desarrollado una herramienta digital que permitirá a la ciudadanía acceder a la gestión de trámites con el Ayuntamiento de Avilés desde distintos dispositivos. La aplicación permitirá una comunicación previa entre el operador/a municipal y el ciudadano/a en cuestión, de forma que puedan intercambiar documentos e información previamente a la cita. El día de la cita se establecerá una reunión virtual mediante un canal de video seguro en la cual el operador/a realizará el trámite con el ciudadano/a. Durante esta reunión se podrán intercambiar y firmar los documentos necesarios para el trámite. Toda la reunión quedará registrada mediante un acta auditable.

La empresa Telefónica Soluciones de Informática y Comunicaciones de España SA ha sido la encargada de ejecutar el contrato para el diseño y puesta en marcha de esta oficina virtual, por un importe de 44.982,43 euros. Para su financiación íntegra, el Ayuntamiento de Avilés ha contado con una ayuda concedida en el marco de la convocatoria para proyectos de Transformación Digital del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR), financiado por los fondos europeos Next Generation de la Unión Europea.